いつも日本語でお仕事をしてくださっている皆さま、日本と世界をつなぐお仕事にこころから感謝しております。そろそろBJTを受けようかとお考えの方もいらっしゃるかと思います。そこで、日頃の感謝として、無料ミニレッスンをお届けいたします。

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【上手に理解する方法】

まず、「誰と誰のやりとりのメールか」場面を理解する

次に、「何について書いたか」用件を理解する

【ミニ・レッスン体験】

1. まず、質問では「採用されなかった理由」を聞いていますね。
2. この場面での「採用」は「人を採用する」ことだと思いますか。
3. そうですね、人ではなくて、アドバルーン工業の製品を指しています。自社の開発にこのアドバルーン工業の製品を使うかどうか（=採用するかどうか）、つまり買うかどうか、ということを意味します。
4. 答えの選択肢は４つありますね。　練習の際はこの選択肢をよく見て理解する訓練をしましょう。
5. この選択肢にメールの中にない単語がありますか。
6. はい、例えば「納期」ですね。「納期」の意味がわかっていれば簡単ですが、知らないと答えられませんね。でも、「納品」と言う言葉がメールにあります。どういう意味ですか。
7. はい。「品物を納める」ですね。「納品」の「納」に「期」が付いているので、「納品の時かな？」と考えてみるといいですね。漢字はそれぞれの意味がありますから、意味が分からない時は自分で想像するということも必要です。
8. ところで「納期」とは、「注文してくれた相手に製品を渡す日」のことです。これは契約書の内容に含まれるのでとても重要です。この日に渡せないとどうなると思いますか。
9. はい、キャンセルされてしましますね。「契約不履行」と言いますが、代金がもらえなくなり、ペナルティーを払う場合もあります。それに「信用」も失います。
10.  それから、メールには「～ためお断りした次第です」とありますので、この表現の前に「断った理由」があるはずだと考えられますね。
11.  また、「サンプルは一か月、そのほかはご相談」とあります。「ご相談」というのは相談して決めるので「今はわからない」という意味になります。この理解が重要です。一か月後には使用したいので確定していないと困るということで、お断りと言っています。答えは「１」ですね。

【アドバイス】

• ビジネスで使う日本語は「ご相談」＝「現時点ではわからない」というような表現がとても多いです。たいていの場合「納期はわかりません」と言いません。　このメールの例では、たぶんとても時間がかかるだろうと考えていることがわかります。でも、それを言わないで「ご相談して決める」と言ったのだと理解します。　では「相談すれば思った通りになるのか」と思うと必ずしもそうではありません。
• このように、ビジネス日本語では、相手が使った言葉と実際の相手の意図が違う場合がよくありますので注意が必要です。もし曖昧で分からない時は、「〇〇ということですか？」と聞き直しても問題ありません。誤解したまま取引をするより安全です。
• 逆にみなさんが相手に言いにくいことを伝える場合も、「できません」「わかりません」と言うと失礼になるので、これをやわらかく言う表現はいくつもありますのでどのような言い方があるか知っておくことが大切ですね。

【質問コーナー】

Q：日本語のビジネスメールは苦手です。　どうすれば上手になりますか。

A：そうですね。まず二点お話しします。

• メールは文字だけのやりとりですので、「失礼でないか」「誤解がないか」など注意を払わなければなりません。　件名、挨拶、本文などにおいては相手の視点になって考える必要があります。
• また、相手も自分も忙しいですから、相手への「配慮」としてできるだけ短く書くことも大切です。余計な表現を省き、必要で十分な内容で送りましょう。　

日本人のクライアントや同僚は間違ったメールを読んでもなんとか理解ができます。でも、だれも親切に修正してはくれませんので、メール文は先生などからフィードバックをもらったり、練習する時間を作ることが必要です。

以上、ミニ・レッスンはいかがでしたか。皆さんがテストで高いスコアが取れることを心より願っております。

Arai Academy of Japanese Studies代表　新井峰子

ビジネス日本語専任講師　山本真理子

www.araiacademy.com