いつも日本語でお仕事をしてくださっている皆さま、日本と世界をつなぐお仕事にこころから感謝しております。よく「電話は苦手。できればしたくない。」という声を聞きます。そこで、日頃の感謝として、無料ミニレッスンをお届けいたします。

こんにちは。ビジネス日本語担当の山本真理子です。今日は皆さんのオフィスで使う「電話応対」のミニレッスンを始めましょう。よくあるケースについてお話しします。

【よくあるケース】仕事でよく電話に応える。電話では聞くことだけに頼って理解しなければいけない。毎回集中して聞いているけど、電話で何を言われたか全部は聞き取れない。いつも「はい」と返事をするが、たいてい不安になる。

全部聞けなかったと感じたら、心配ですよね。電話を切ったあとずっと気になって、もう一度上司やクライアントなどに電話をかけて確認したりしていませんか。相手も忙しいので、できるだけ1回の電話で理解したいですね。

電話で指示や依頼を受けたとき、一番大切なことは「復唱確認」です。相手が言った指示をもう一度自分の言葉で繰り返して確認をします。時間、期限、人数、価格などは特に重要です。「〇〇ということですね？」と確認して「OK！」と言われたら、安心できますね。

それから、「復唱確認」にはもうひとつのメリットがあります。それは指示を出した相手も安心できることです。「正しく指示・依頼が伝わった」と確認できるということです。この「復唱確認」は1分もかかりませんし、あまり時間をかけなくてもできますね。

「復唱確認」は電話だけでなく、通常の業務のときでも必ずします。これはコミュニケーションをするとき、相手への配慮としてとても大切なことです。今日習ったことをぜひ使ってみてください。

【皆さんへのコメント】人と会って会話するのはなんとかできるけれど、電話はもっと大変だと思ってる人が多いようですね。電話に出なくてもいいなら、そのほうがいいですが、どうしても電話に出なければいけない時もあるはずです。そして、顔が見られないので、声の高さ、明るさ、言葉の使い方、相手への配慮など気にすることはたくさんありますね。少しずつ、練習を積み上げていけば、だんだん自信がついていきます。応援しています！

以上、ミニ・レッスンはいかがでしたか。皆さんの日本語でのお仕事がこれからもよりスムーズになるように、コメントをお聞かせください。　３０秒以内でできるアンケートですので、よろしくお願いいたします。